Vermietung und Steuern: AfA, Werbungskosten und Belege

Eine vermietete Wohnung ist mehr als ein Vermögenswert – sie erzeugt eine eigene Einkunftsart. Wer Mieten einnimmt, erzielt Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Was davon am Ende übrig bleibt, entscheidet sich nicht nur an der Miethöhe, sondern daran, welche Aufwendungen abgezogen werden dürfen und welche Posten über Jahre verteilt werden müssen. Ein Überblick über die Bausteine – von der Absetzung für Abnutzung bis zur Belegablage – zeigt, wo Vermieter den Überblick gewinnen.

Einnahmen und Werbungskosten: die Grundformel

Ertragsteuerlich interessiert zunächst der Überschuss: Den Einnahmen aus der Vermietung stehen die Werbungskosten gegenüber – Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen (§ 9 Abs. 1 Satz 1 EStG). Das Spektrum ist breit: Schuldzinsen für die Finanzierung, Steuern vom Grundbesitz wie die Grundsteuer, sonstige öffentliche Abgaben und Versicherungsbeiträge (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 und 2 EStG), dazu Verwaltungskosten, Instandhaltung und die Betriebskosten, die der Vermieter nicht auf die Mieter umlegen kann. Welche Versicherungsbausteine bei Vermietung überhaupt sinnvoll sind, beschreibt unser Beitrag zum Versichern von Immobilien; wo Abrechnungen angreifbar werden und Kosten unnötig beim Vermieter hängen bleiben, zeigt der Artikel zu den häufigsten Nebenkosten-Fehlern.

AfA: der Satz hängt am Baualter

Der größte Posten vieler Vermieter-Erklärungen verteilt sich über Jahrzehnte: die Absetzung für Abnutzung (AfA) des Gebäudes. Der jährliche Satz richtet sich nach dem Datum der Fertigstellung (§ 7 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 EStG):

• 3 Prozent für Gebäude, die nach dem 31. Dezember 2022 fertiggestellt worden sind,
• 2 Prozent für Gebäude, die vor dem 1. Januar 2023 und nach dem 31. Dezember 1924 fertiggestellt worden sind,
• 2,5 Prozent für Gebäude, die vor dem 1. Januar 1925 fertiggestellt worden sind.

Bemessungsgrundlage sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Gebäudes – der Grund und Boden gehört nicht dazu und muss aus dem Kaufpreis herausgerechnet werden. Anschaffungsnebenkosten wie Grunderwerbsteuer, Notar- und Maklerkosten erhöhen die Basis und laufen ebenfalls über die AfA. Für Eigentumswohnungen und im Teileigentum stehende Räume gilt das Entsprechende (§ 7 Abs. 5b EStG). Der Altbau-Satz ist im Rhein-Main-Gebiet kein Randthema: Wer in den vor 1925 entstandenen Quartieren etwa Frankfurts oder Offenbachs ein Haus hält, verteilt seine Gebäudekosten mit 2,5 Prozent im Jahr.

Degressive AfA für Neubauten

Wer neu baut oder eine frisch fertiggestellte Wohnung bis zum Ende des Jahres der Fertigstellung anschafft, kann wählen: Bei Wohngebäuden, mit deren Herstellung nach dem 30. September 2023 und vor dem 1. Oktober 2029 begonnen wurde – oder die auf Grund eines in diesem Zeitraum rechtswirksam abgeschlossenen Vertrags angeschafft wurden – kann statt der linearen AfA eine Absetzung in fallenden Jahresbeträgen mit unveränderlich 5 Prozent vom jeweiligen Buchwert vorgenommen werden (§ 7 Abs. 5a EStG). In den ersten Jahren fallen die Absetzungen dadurch höher aus als bei 3 Prozent linear; ein späterer Übergang zur linearen AfA ist zulässig. Die Systematik sollte klar sein: Höhere Absetzungen am Anfang bedeuten niedrigere Buchwerte später – der Abzug wird verschoben, nicht vermehrt.

Erhaltung oder Herstellung: die 15-Prozent-Grenze

Ob eine Maßnahme sofort abziehbar ist oder in die AfA wandert, ist eine der wirkungsstärksten Weichenstellungen. Grundsätzlich gilt: Erhaltungsaufwand ist im Jahr der Zahlung als Werbungskosten abziehbar. Anders bei der anschaffungsnahen Herstellung: Maßnahmen, die innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung des Gebäudes durchgeführt werden, gehören zu den Herstellungskosten, wenn die Aufwendungen ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Dann werden sie nicht sofort, sondern über die AfA verteilt abgezogen. Nicht mitgerechnet werden Erweiterungen – sie sind ohnehin Herstellung – und Erhaltungsarbeiten, die üblicherweise jährlich anfallen. Wer gleich nach dem Kauf umfassend sanieren will, sollte die Grenze vor dem ersten Handwerkerauftrag kennen. Wie sich bauliche Maßnahmen im laufenden Mietverhältnis abspielen – Ankündigung, Duldung, Mieterhöhung –, steht im Beitrag zum Modernisieren vermieteter Immobilien.

Verkauf: die zehnjährige Frist

Vermietung und Verkauf hängen auch steuerlich zusammen: Wird ein Grundstück innerhalb von zehn Jahren nach der Anschaffung wieder veräußert, ist der Gewinn als privates Veräußerungsgeschäft steuerpflichtig (§ 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG). Ausgenommen sind Grundstücke, die zwischen Anschaffung und Veräußerung ausschließlich zu eigenen Wohnzwecken genutzt wurden – oder mindestens im Jahr der Veräußerung und den beiden vorangegangenen Jahren. Für durchgehend vermietete Objekte läuft die Frist also in der Regel durch; wer einen Verkauf absehen kann, nimmt die steuerliche Seite früh in die Planung auf. Der Gesamtablauf eines Verkaufs aus der Vermietung heraus – Unterlagen, Besichtigungen, Übergabe von Kaution und Pflichten – steht im Beitrag zum Verkauf einer vermieteten Immobilie.

Belege sind die halbe Erklärung

Am Ende gilt: Was nicht belegt ist, zählt nicht. Mieteingänge, Nebenkostenabrechnungen, Zinsbescheinigungen, Reparaturrechnungen, Versicherungspolicen, die AfA-Berechnung – die Einkünfte aus Vermietung werden als Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten ermittelt, und jeder Posten braucht einen Nachweis. Wer mehrere Einheiten hält, führt je Objekt eine eigene Akte: Kaufvertrag mit Aufteilung der Kosten, Baualter des Gebäudes, laufende Verträge, jährliche Belege. Wie eine zentrale, eigene Datenbasis das trägt, beschreibt unser Beitrag zur Datenhoheit bei Immobilien; wie digitale Werkzeuge Belege, Fristen und Abrechnungen in einem Ablauf zusammenführen, steht im Artikel zur digitalen Mietverwaltung.

Fazit

Die steuerliche Seite der Vermietung folgt einem klaren Rahmen: Einnahmen minus Werbungskosten, Gebäudekosten verteilt über die AfA – 3, 2 oder 2,5 Prozent je nach Baualter, bei Neubauten wahlweise fallend –, Erhaltungsaufwand sofort, anschaffungsnahe Maßnahmen jenseits der 15-Prozent-Grenze über Jahre. Die zehnjährige Veräußerungsfrist verbindet Vermietung und Verkaufsplanung. Wer die Zahlen je Objekt sauber hält, kann die Spielräume nutzen, statt sie zu suchen. Und wie immer gilt: Das ist ein Überblick, keine Beratung – die Auslegung im Einzelfall gehört zum Steuerberater.